Im Arbeitsrecht ist oft nicht nur das "ob" für die Wirksamkeit einer Willenserklärung entscheidend, sondern auch "wie" diese umgesetzt wurde. Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz wurde das "wie" der Mitteilungen im Bereich des Nachweises von Arbeitsbedingungen entschärft. Waren diese Bedingungen zuvor schriftlich zu übermitteln, reicht nun ab dem 01.01.2025 die Textform. Nur wenn der Arbeitnehmende die Schriftform verlangt, muss diese eingehalten werden.

Schriftform bedeutet, dass sich unter einer gedruckten oder handschriftlichen Erklärung eine Originalunterschrift befindet und dieses Original ausgehändigt wird. Wird nun dieses Original mit der Originalunterschrift fotokopiert, gefaxt oder eingescannt als E-Mail versendet, so verwandelt sich die Schriftform in die sogenannte Textform -eine lesbare Erklärung, die auf einem dauerhaften Datenträger gespeichert wird. Aber auch jede Textnachricht, wie z. B. eine SMS oder eine Nachricht über WhatsApp entspricht der Textform.

Die elektronische Form bedeutet, dass der Aussteller der Erklärung dieser seinen Namen hinzufügt und das elektronische Dokument mit seiner qualifizierten elektronischen Signatur versieht. Eine elektronische Signatur ist eine elektronische Unterschrift, die im europäischen Raum in drei Kategorien unterteilt wird.

1. Einfache elektronische Signatur (EES): Geringste Sicherheitsstufe, keinerlei Beweiskraft (z. B. Signatur einer E-Mail oder eingescannte Unterschrift).
2. Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES): Ermöglicht durch ein qualifiziertes Zertifikat eine Zuordnung der Signatur zu der oder dem Unterzeichnenden und schützt das Dokument vor Manipulation.
3. Qualifizierte elektronische Signatur (QES): Eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) bietet die höchste Sicherheitsstufe der E-Signaturen. Die QES wird ebenso wie die FES durch ein qualifiziertes Zertifikat eines Vertrauensdienstanbieters erstellt, das den Inhalt des Dokumentes vor Manipulation schützt. Anders als bei der FES ist bei der QES zusätzlich eine Zwei-Faktor-Authentifizierung nötig, wodurch die Identität des oder der Unterzeichnenden eindeutig bestätigt wird. Aus diesem Grund ist die QES mit einer handschriftlichen Unterschrift gleichgesetzt. Sieht der Gesetzgeber für ein Dokument die Schriftform vor und hat eine elektronische Signatur nicht ausgeschlossen, kann anstelle der händischen Unterschrift auch die QES verwendet werden.

Wie müssen aber nun welche Dokumente ausgefertigt werden? Hier der Stand ab dem 01.01.2025

Unbefristeter Arbeitsvertrag: Keine Formerfordernis, kann auch mündlich oder durch schlüssiges Verhalten abgeschlossen werden

Bedingungen des Arbeitsvertrages nach dem Nachweisgesetz: Textform möglich, Arbeitnehmende können die Schriftform verlangen

Befristeter Arbeitsvertrag Schriftform oder QES (elektronische Signatur ist nicht ausgeschlossen)

Ausbildungsverträge: NUR Schriftform (elektronische Signatur ist ausgeschlossen!)

Abmahnungen: Kein Formerfordernis, kann auch mündlich erfolgen - Problem des Nachweises bleibt

Arbeitsanweisungen: Keine Formerfordernis, kann auch mündlich erfolgen - Problem des Nachweises bleibt

Kündigungen: NUR Schriftform (elektronische Signatur ist ausgeschlossen!)

Aufhebungsvereinbarungen: NUR Schriftform (elektronische Signatur ist ausgeschlossen!)

Bitte beachten Sie, dass bei einer Kündigung als einseitig empfangsbedürftige Willenserklärung neben der Schriftform auch der Zugang sichergestellt werden muss. Erst mit dem Zugang bei dem zu Kündigenden entfaltet sie ihre Wirkung - ab diesem Zeitpunkt beginnt die Kündigungsfrist.

©Kirsten Weigmann